Administrador, Asesoría Legal Ejecutiva (Miami)

Resumen del puesto

Brinda apoyo administrativo avanzado a altos ejecutivos; es responsable de redactar comunicaciones complejas y extensas, así como de crear informes y presentaciones; gestiona la correspondencia, las comunicaciones generales y con los empleados, y se comunica con organizaciones externas, proveedores y ejecutivos. Administra las llamadas telefónicas y la agenda diaria del ejecutivo, y programa y coordina todas las reuniones, conferencias y eventos a los que asista. Programa y gestiona todos los viajes del ejecutivo. Completa todos los informes de gastos de viaje.

Funciones y responsabilidades principales:

Brinda apoyo administrativo avanzado a altos ejecutivos mediante la gestión de su agenda diaria, la coordinación y la programación de reuniones con otros ejecutivos. Puede coordinar la asistencia o preparar eventos para conferencias. Atiende consultas generales de otros ejecutivos o proveedores externos.

Redacta comunicaciones complejas y no rutinarias, e informes que contienen datos financieros confidenciales.

Colabora en la preparación de presentaciones para las reuniones de la junta directiva o del comité ejecutivo; puede colaborar en la coordinación de la asistencia de los miembros de la junta y en el envío de todo el material correspondiente.
Recopila datos para informes ejecutivos destinados a las reuniones del comité ejecutivo y/o del consejo de administración, y prepara materiales e informes para su distribución entre los miembros del consejo.

Supervisa el presupuesto de suministros y el control de costos del grupo administrativo.

Requisitos:

Título de bachillerato o equivalente. Se prefiere licenciatura; la experiencia puede combinarse con estudios universitarios.

Excelente gramática, habilidades organizativas y de comunicación.

Habilidades interpersonales muy sólidas.
Se requiere un nivel avanzado de dominio de MS Word, Excel, PowerPoint y Lotus Notes.

Es indispensable mantener estricta confidencialidad y discreción al tratar asuntos tanto profesionales como personales.

Requisitos físicos

Las exigencias físicas descritas aquí son representativas de los requisitos que los empleados deben cumplir para desempeñar las funciones esenciales de este puesto, con o sin adaptaciones razonables. Durante el desempeño de sus funciones, el empleado deberá sentarse, ponerse de pie, escribir, revisar y teclear informes, recopilar datos, usar una computadora, comunicarse, escuchar y evaluar información. El empleado podrá desplazarse por el complejo de oficinas, viajar a otras oficinas y levantar, empujar, tirar o mover entre 4,5 y 7 kg. Los requisitos visuales incluyen visión de lejos, de cerca y de color, así como la capacidad de ajustar el enfoque.

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