Oferta de empleo
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:
1. Gestión Operativa:
Gestión Documental: Organizar y mantener registros y archivos importantes de la oficina;
Control de Inventario: Supervisar y reponer el inventario de consumibles de oficina (alimentarios y no alimentarios);
Requisiciones de Compra: Realizar pedidos de compra de diversos materiales y consumibles y garantizar su distribución y organización;
Procesamiento de Correo: Gestionar la correspondencia entrante y saliente, incluyendo correos electrónicos, cartas y paquetes;
Recepción y reenvío de visitas y entregas.
Garantizar el control de entradas y salidas en el edificio principal, promoviendo un ambiente acogedor, seguro y organizado. Garantizar la presencia física continua en el área de recepción (lugar de trabajo).
2. Gestión de Instalaciones:
Mantenimiento de Oficinas: Asegurar el buen estado del entorno de trabajo, realizando el mantenimiento necesario;
Gestión de Suministros de Oficina: Gestionar los contratos de servicios de limpieza, máquinas expendedoras, servicio de café y otros servicios externalizados;
Equipo de Oficina: Asegurarse del correcto funcionamiento de todos los equipos, como computadoras, impresoras y teléfonos; contactar con el departamento de mantenimiento u otras áreas técnicas cuando sea necesaria una intervención.
3. Gestión de Personal
Supervisión del Equipo de Soporte: Supervisar a recepcionistas, asistentes administrativos y demás personal de apoyo.
Capacitación y Desarrollo del Equipo de Soporte: Organizar y coordinar capacitaciones específicas para las diferentes funciones.
Conflictos y Problemas del Equipo: Resolver los conflictos y problemas que puedan surgir entre los miembros del equipo.
4. Gestión Financiera
Presupuesto: Preparar y supervisar el/los presupuesto(s) de la oficina.
5. Planificación y Organización
Planificación de Eventos: Organizar eventos internos y externos, como reuniones, conferencias y talleres.
Coordinación de Viajes: Planificar y coordinar los viajes de negocios del equipo.
Agenda: Gestionar la agenda de reuniones y citas del equipo.
6. Comunicación
Facilitador de Comunicación: Facilitar la comunicación entre los diferentes departamentos y niveles jerárquicos de la empresa.
Difusión de información: Crear y distribuir información que garantice que todos estén al día sobre noticias y eventos.
7. Cumplimiento y seguridad
Normativa: Asegurar que la oficina cumpla con todas las normas y políticas de salud, seguridad y legislación laboral.
Seguridad y bienestar: Coordinar simulacros de seguridad y emergencia con el equipo de seguridad; ayudar y sugerir ideas que promuevan el bienestar en todas las oficinas.
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